SharePointリストをOutlookに同期しまくれ!

クリスマス目前、3連休の中日となりました。みなさん、いかがお過ごしでしょうか。さて、このブログエントリは、Office 365 Advent Calendar 2012の記事として書かれています。ラストスパートで少し遅れ気味になってしまいましたが、元気にいきましょう。

チームで業務を効率よく進めようとすると、情報の一元管理と共有を基本に、それをデスクトップPCやモバイルデバイス上のアプリケーション、またはWebをインターフェイスとして利用する形をとることが多いと思います。

この記事では、業務の効率に課題を持っているチームや企業に向け、Office 365を使用した業務の効率化を、ツール面でどう実現できるかを述べたいと思います。

さて、Office 365はそのような課題をSharePoint Onlineを中心としたツールの構成で実現できます。私の会社では、以下の構成です。

SharePoint Onlineは、チーム・企業内コラボレーションのためのWebサイト構築ツールです。これに、みなさんがふだんお使いのOutlookを使って効率を上げる方法をご紹介したいと思います。

ある架空のWeb制作チームのポータルサイトをSharePoint Online上に用意しました。このポータルサイトで、以下の事柄を管理したいと思います。

管理対象 SharePoint Online機能 一般的に用いられるツール
スケジュール 予定表 Excel
工程表 プロジェクトタスク
(ガントチャート表示あり)
Excel・BTS*1
課題管理 タスク Excel・BTS
連絡 ディスカッション メーリングリスト
ドキュメントの共有 ドキュメントライブラリ ファイルサーバ
議事録の共有 ドキュメントライブラリとOneNote Word・Excelとファイルサーバ・メーリングリスト

*1:BTS=Bug Tracking System(バグ追跡システム)のこと。Redmineなど。

この表を見ただけでもわかるとおり、チームの情報共有に必要な最低限のツールはSharePonit上に用意されていることがわかります。

さて、これらの機能はWebブラウザを通じて閲覧することが可能です。

予定表
工程表
課題管理
連絡
ドキュメントの共有
議事録の共有

このように、チーム内の情報が一元化され、Webブラウザからアクセスできることで、情報が分散したりリアルタイム性を失ったりすることがほぼなくなりました。しかし、規模が大きくなると、情報を整理・区別するため、チームごとではなく、プロジェクトごとにポータルサイトを作ることになるでしょう。すると、プロジェクトごとに各Webページを切り替えてアクセスしなければならない手間が出てきます。

そこで、Outlookにこれらのツールを同期し、複数のポータルサイト上のツールを一か所にまとめることで効率を上げます。

Outlookは、Exchangeのクライアントですが、SharePointのクライアントでもあります。OutlookとSharePointで「予定表」「タスク」など、名称が同じなのも同期が可能であることを示唆してくれます。それではこれらの機能をOutlook上に同期してみましょう。

OneNote以外の上記ツールはすべてOutlookに同期できます。例えば、予定表ですと、画面上部のリボン「予定表ツール」から「予定表」を選択し、下図のように「Outlookに接続」をクリックします。

すると、Outlookの「予定表」に同期され、ExchangeやSharePoint、またはWeb上のオンラインカレンダーなどと区別なく表示できるようになります。下図は、予定表を同期し、Exchangeの標準の予定表を重ね合わせ表示しているところです。同期した予定表にOutlookから予定を書き込むとSharePoint上の予定表に書き込まれ、同じくその予定表を同期している他のメンバーのOutlook上にも反映されます。

Outlookには、予定が開始される前にアラートを表示させる機能がありますが、SharePointから同期した予定表も同様に通知されます。つまり、複数のポータルサイトから同期された予定はすべてOutlookで一元的に管理・表示でき、通知もされるということです。

次に、メーリングリストのような使い方をする目的で用意した「ディスカッション」です。これはWeb上では旧来の掲示板として見え、FacebookやTwitterに見慣れた現在からすると少々古めかしいですが、Outlookに同期してしまえば、ふだん使用しているメールのインターフェイスと同様になり、メーリングリストの代替となります。

ディスカッションとメーリングリストの一番の違いは、後から参加したメンバーでも過去の経緯を追うことができる点です。メーリングリストでは、途中から入ったメンバーは過去のメールを受信することはできませんが、ディスカッションはSharePoint上にすべて蓄積されているので、ディスカッションが開始された後からでも過去の経緯を含めたOutlook上からアクセスできる点が優れています。

最後に、「工程表」です。SharePointもOutlookも「タスク」が用意されており、SharePoint上の「タスク」をOutlookに同期することで、チームのタスクとその消化を共有することができるのですが、それを一歩進めた「工程管理」を行いたいと思います。

通常、工程管理業務を行うには、Microsoft ProjectやRedmineといったツールを使うことが多く、MS Projectはライセンスが高価でツールを使いこなすにも習熟が必要なこともあり、簡易的にExcelで代替するケースが多いのも実情です。しかし、SharePointのタスクはMS Projectと同期し、また、Outlookとも同期するため、マネージャとメンバーの間のタスクの割り当てと消化の管理をオンラインで共有しながら進めていくにはよい組み合わせとなります。

SharePoint上でガントチャートとして表示されているタスクも、Outlookに同期すれば、以下のようにリストとなって表示されます。ここから、担当者が自身のものを中心に、そのタスクの消化を報告すれば、SharePoint上に実績が報告され、さらに、マネージャのMS Projectファイル上にも同期されることとなります。

このように、SharePoint上のリストはたいていOutlookと同期できます。自身の係わるポータルサイトの分だけOutlookに同期すれば、通常の業務はすべてOutlookだけで済んでしまいます。

このように、複数のチームやプロジェクトにアサインされながらも、また、メンバーが複数拠点に分散していても、強力なコラボレーションツールとその同期機能によって、効率よく、取りこぼしなく業務が進められるのです。

また、このようなツールをわずかな価格ですぐに導入できるのがOffice 365の特徴です。忙しいにもかかわらず、ツールが分散してしまって効率が悪くなっている現状から抜け出せないでいるチームのマネージャの方、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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SharePointリストをOutlookに同期しまくれ!」への1件のフィードバック

  1. makopon

    最近office365初めた初心者です。

    参考例が世間にはあまり無いので、大変助かります。

    返信

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